Which Tasks Should You Outsource First to a Virtual Assistant?

So, you’ve finally decided… it’s time to get help.​

You’re ready to bring a Virtual Assistant (VA) on board — but now you’re staring at your 

endless to-do list thinking,​

“Okay… but what do I actually hand over first?”

Here’s the thing: you don’t need to give them everything from day one. The best way to 

start is by letting go of the jobs that take up your time but don’t actually need you. 

Let’s walk through the first tasks most people happily wave goodbye to when a VA steps 

in. 

1. Email Management 

If your inbox is starting to feel like an untrained pet that just keeps growing… it’s time to 

outsource.​

 A VA can: 

●Sort and file your emails so you only see the important stuff 

●Send polite “thanks but no thanks” or “yes, let’s book” replies 

●Keep spam far, far away from you 

Why it’s first: Because opening a clean, calm inbox feels like starting the day with a 

deep breath instead of a panic attack. 

2. Calendar & Scheduling 

Ever double-booked yourself? Or worse — completely forgotten a meeting?​

 A VA can: 

●Book appointments for you 

●Send reminders so you’re never caught off guard 

●Protect your focus time from unnecessary calls 

w It’s quick to hand over, and it instantly makes your days feel more organised. 

3. The Little Admin Things 

Updating spreadsheets, renaming files, typing up notes…​

They’re not hard, but they are time thieves.​

 A VA can: 

●Keep your documents tidy and up-to-date 

●Enter data without mistakes 

●Organise systems so you can actually find things when you need them 

 These jobs are easy to explain, and your VA can probably do them twice as fast. 

4. Creating Posts & Blogs 

If your social media is a ghost town and your blog hasn’t been touched since… well, you 

can’t even remember when, a VA with content skills can be a game-changer.​

 A VA can: 

●Write blog drafts in your tone and style 

●Create and schedule engaging social media posts 

●Research topics and hashtags 

●Keep your content calendar full and running 

Why it’s first: Consistent posting builds trust and visibility — without you having to be 

glued to a keyboard. 

5. Travel Planning 

Searching for flights and hotels is basically a part-time job.​

 A VA can: 

●Find you the best options 

●Handle bookings and confirmations 

●Put together a tidy itinerary 

 You save hours and still get great deals without lifting a finger. 

6. Customer Follow-Up 

Happy clients are repeat clients.​

 A VA can: 

●Send thank-you messages 

●Follow up on proposals or quotes 

●Check in after a sale or project 

 It keeps relationships warm while you focus on delivering your best work. 

How to Pick Your First Outsourced Tasks 

Start with anything that’s: 

●Repetitive (same steps every time) 

●Time-consuming (stealing hours from your week) 

●Not in your “genius zone” (someone else can do it faster or better) 

Start Small, Grow Big 

You don’t have to dump your entire workload on your VA right away.​

 Hand over two or three jobs, watch your stress drop, then add more as you go. 

At Lotus Embrace VA, we’re here to take those “ugh” tasks off your plate so you can 

focus on the work you actually love. 

💼 Friendly, experienced VAs​

 ⏳ Flexible hours, no long-term contracts​

 💛 Support that feels personal, not corporate 

Your time is valuable. Let’s protect it — together.